Microsoft 365 har blivit en självklar del av vardagen i svenska kommuner. E-post, dokument, videomöten och samarbetsverktyg hanteras ofta i samma ekosystem. Men samtidigt växer en fråga som sällan diskuteras utanför IT-avdelningarna: Vad händer om en kommun vill lämna plattformen?
En forskningsstudie om molntjänster i svensk offentlig sektor visar att Microsofts ställning är närmast total. Av 30 undersökta kommuner använde 29 Microsoft 365.
Det verkliga problemet är inte marknadsandelen
Att en leverantör dominerar en marknad är i sig inget ovanligt. Det som fått forskarna att reagera är något annat. Studien pekar på att de granskade organisationerna saknade fungerande strategier för hur de skulle kunna lämna Microsofts plattform om behovet skulle uppstå.
Läs mer: Tele2 vill utmana AWS och Microsoft med nytt AI-moln
Fenomenet kallas leverantörsinlåsning, eller vendor lock-in. Det innebär att verksamheter med tiden bygger upp så starka beroenden till en leverantör att ett byte blir mycket dyrt, tidskrävande eller tekniskt komplicerat.
För kommuner handlar det inte bara om dokument och e-post. Det kan röra sig om allt från interna arbetsflöden och integrationslösningar till utbildning av personal och specialanpassade system.
Människorna kan vara mer fastlåsta än tekniken
När man pratar om att byta plattform är det lätt att fokusera på data och filer. Men flera forskare menar att det verkliga problemet ofta är kompetensen som byggts upp kring systemen.
Läs mer:Europa gör uppror mot USA:s techjättar
När tusentals anställda arbetar i samma miljö varje dag formas arbetssätt, rutiner och processer efter plattformens logik. Ett byte innebär därför inte bara en teknisk migrering utan också omfattande utbildningsinsatser och förändringsarbete.
Liknande resonemang lyfts i forskning kring digital transformation där organisatoriska beroenden ofta visar sig vara större hinder än själva tekniken.
Frågan har blivit större än Microsoft
Under de senaste åren har diskussionen om digital suveränitet vuxit inom EU. Bakgrunden är att många myndigheter och offentliga verksamheter är beroende av ett fåtal amerikanska teknikbolag för kritiska funktioner.
Microsoft, Google och Amazon dominerar stora delar av marknaden för molntjänster. Samtidigt vill EU minska beroendet av externa aktörer inom områden som anses samhällskritiska.
Europeiska kommissionen beskriver digital suveränitet som en strategisk prioritering för att stärka Europas kontroll över digital infrastruktur och data.
För svenska kommuner innebär det att frågan inte längre bara handlar om vilken programvara som används i dag. Det handlar också om hur stor kontroll man har över sin framtida digitala utveckling.
Läs mer: EU kräver att Meta öppnar Whatsapp för AI-rivaler
Vad skulle krävas för att byta?
Det finns alternativ till Microsoft 365. Europeiska molntjänster, öppna kontorspaket och andra samarbetsplattformar utvecklas kontinuerligt.
Men forskningen visar att kostnaden för ett byte ofta ligger någon annanstans än i själva licenserna.
När åratal av dokument, arbetsprocesser, integrationer och kompetens är knutna till en plattform blir konsekvenserna av ett byte betydligt större än många först inser.
Därför har frågan om digitalt beroende blivit allt viktigare i takt med att offentlig sektor fortsätter att digitaliseras.
För de flesta kommunanställda fungerar Microsofts verktyg precis som de ska. Men bakom kulisserna pågår en betydligt större diskussion om kontroll, säkerhet och framtidens digitala infrastruktur.
Och enligt forskarna är det en diskussion som sannolikt bara kommer att bli viktigare under de kommande åren.